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社區工作者或社區領導者常常會苦惱自己用心策劃的社區活動或發展方案得不到社區的認同。也有的人會歎息，不知道要從何處開始著手自己的社區營造工作。本文將提供關心社區的朋友一個按步就班的過程，讓您可以與社區居民共同規劃出社區的遠景，並選擇社區營造的起步。
一、什麼時候需要召開社區會議？
本來，召開居民會議可以有很多種時機，但為避免讀者困惑，本文將以前述的精神，介紹一個社區遠景規劃與行動方案選擇的社區會議，讓會議結束後，與會者知道什麼該是社區領導者、幹部、及熱心居民的下一步行動。因此進行本文所介紹的社區居民會議最恰當的時間是當社區有一些人共同認為「我們的社區應該動起來」，或「我們的社區很單調」，或「我們需要更多社區認同感」，「社區居民彼此太陌生」…時，就是召開社區會議的好時機了。
二、誰來召開社區會議？
以台灣的情境，我們很自然地認為召開社區會議應該是社區理事長或村里長的權責。其實誰都可以召開社區會議，我們的經驗裡曾經有過熱心的托兒所長召開，家庭主婦召開，村里辦公處召開，專業團隊召開的經驗。誰召開不是問題，能不能找到居民來參與社區會議才是重點。而居民來不來參與社區會議，與誰召開會議並沒有必然關聯，如何才能讓居民來參加居民會議是本文最重要的部份，將在下節討論。社區會議如果不能帶出行動就很可惜，因此，不論是誰召開會議，都需要思考會議的成果將如何付諸實現，為了讓居民的共識有付諸行動的可能性，有些資源人物是需要思考的。
三、邀請誰來參加
居民會議應該要廣邀社區居民參加，而且要很注意性別，年齡、職業的分佈，讓社區裡的各種人士都有參與。
四、在那裡舉行
能夠容納預期人數的場地是首先要考慮的。其次，場地的音響效果如何
？（如果有麥克風、喇叭及其他任何的視聽器材，一定要事先測試，要請人在最遠的位置看看能不能聽到聲音，能不能看到畫面。）如果需要分組，有沒有夠多的地點與場地是否夠大而不致讓組與組之間相互干擾？另外，也需要考慮在夏天會不會太熱，有沒有冷氣或足夠的通風。有沒有桌子，因為本文介紹的社區會議需要用到桌子書寫大字報或畫圖，如果沒有桌子，替代的可能性是什麼？
五、籌備社區居民會議
籌備社區居民會議可以區分為（1）組織工作小組，（2）策劃居民會議流程，（3）宣傳及邀請，（4）會議場地及週邊設施等。
（一）工作小組由誰組成
發起召開居民會議的幾個人當然應該在籌備工作小組中，但如果能在籌備階段就有好的社區參與，成功的機會就大得多了。列出一張邀請名單有時候能幫助我們確定沒有漏掉一些關鍵人物
（請參考附表一）。我們想得到的重要人物可能也都有別的要務在身，因此多列一些做為備用是需要的。
（二）策劃居民會議的流程
本文將提供一種居民會議的流程模式，讀者可以參著自己社區的實況及籌備工作小組的專長做一些調整。本文所提供之居民會議流程包括了，社區歷史回顧，社區現況分析，社區願景規劃及社區方案選擇四個步驟。社區可以決定要在一次會議完成，或者分兩個階段。
（三）宣傳及邀請活動
許多的社區在進行活動的過程中非常用心於活動內容的設計，但卻忽略了宣傳及邀請的工作，以致造成了好菜上桌卻無人享用的窘境。宣傳及邀請活動是社區工作裡一個絕佳的擴大參與的機會，社區工作者及領導幹部不能輕忽它的重要性。
本文建議，宣傳期間不要少於一個月。這是累積了不少社區工作專業者經驗後的建議。在這一個月裡，籌備社區會議的工作小組要用各種方法讓居民知道將有一件大事─「社區會議」要進行。至於如何進行宣傳，籌備小組需要進行一點腦力激盪。大家想得到的不外乎海報，宣傳單，打電話，地方的有線電視，報紙，面邀等。但有些地方有特殊而有效的工具及管道則是只有當地人才知道的，例如原住民部落的教會，許多鄉村裡的廣播系統，及未來的社區電子網路等。總之，千萬不要假定「這樣大家就都知道了」。因為常常真的他們不知道，或者，「知道」不等於到時候會「人到」。因此，您的社區會議工作小組運用腦力激盪，列出所有可能的宣傳管道，並指派人力運用各個管道，寫新聞稿、傳真報社、接洽電視台、逐家打電話…等，才是成功之道。此外，個別的邀請是確保人們屆時出席的不二法門。為此，籌備小組應該列出擬邀請出席的名單，指派人手進行邀約
（請參考附表二）。
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